Verifactu AEAT: OBLIGATORIO en 2027

¿Qué es Verifactu de la AEAT?

Verifactu es el nuevo sistema que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria para controlar de forma real cómo y cuándo emitimos nuestras facturas. A diferencia del pasado, donde las facturas podían estar sujetas a manipulación o alteraciones, ahora todo queda registrado y supervisado casi al instante.

En nuestro día a día, esto significa lo siguiente:

• Al crear una factura, el software genera un registro único, con un código especial y una huella digital que la identifica.

• Ese registro se almacena sin posibilidad de ser borrado ni editado después.

• Cada factura lleva un código QR para que el cliente pueda verificar que es real y que no ha sido modificada. Simplemente escaneándolo, se accede al comprobante en la sede de la AEAT.

• Tenemos la opción de enviar la factura de manera inmediata a la Agencia Tributaria (modalidad VERI*FACTU), o guardarla y enviarla solo si Hacienda lo pide.

La Agencia Tributaria recibe y guarda todos estos datos y puede comprobar en todo momento si las cuentas cuadran con lo que hemos declarado. Si existiera alguna diferencia entre las facturas registradas y nuestras autoliquidaciones, la AEAT puede pedir explicaciones o incluso iniciar una inspección. Es importantísimo, porque cada vez dependemos más de estas conexiones directas entre nuestros sistemas y Hacienda.

En resumen, Verifactu busca asegurar tres cosas principales:

1. Que las facturas emitidas sean inalterables.

2. Que exista una trazabilidad clara y completa desde el primer momento hasta la declaración de impuestos.

3. Que tanto Hacienda como nosotros tengamos la garantía de que los datos no se han tocado ni pueden desaparecer.

Así que, nos guste más o menos, Verifactu ha venido para quedarse y tendremos que adaptar nuestra forma de emitir facturas sí o sí antes de 2026.

¡ALERTA! Multas y sanciones Verifactu: El tiempo se ha agotado

Este año, ya no podemos mirar para otro lado ni dejarlo para más adelante. El plazo para adaptarnos a Verifactu está a punto de vencer, y las consecuencias de no hacerlo empiezan a sentirse en la piel. No hablamos sólo de una obligación administrativa: hay multas muy concretas en juego y la AEAT no está dando margen.

Si aún no hemos actualizado nuestro software o seguimos gestionando las facturas en programas como Excel, esto es lo que nos puede pasar:

• Sanciones económicas: La AEAT puede imponernos multas desde cientos hasta miles de euros por cada infracción. No es una teoría; ya hay precedentes.

• Requerimientos oficiales: Si no enviamos las facturas al sistema en tiempo real o manipulamos registros, podríamos recibir una notificación para justificar la situación.

• Revisiones e inspecciones: El simple hecho de seguir usando software no adaptado puede disparar una comprobación presencial o remota de Hacienda.

Que no se nos pase: el software debe ser capaz de enviar automáticamente todas las facturas en cuanto se emitan, sin retrasos ni «arreglos» a posteriori. Si nuestra facturación se interrumpe por fallos técnicos, es esencial justificarlo al detalle (logs, incidencias, partes de avería) porque cualquier retraso injustificado es motivo de sanción.

Así que, vamos tarde si todavía no hemos dado el paso. Mejor prevenir que explicarse frente a un inspector… porque la AEAT va en serio y ya ha dejado claro que está revisando quien cumple y quién no.

Veri*factu para tu empresa

La implantación de Veri*factu no tiene que ser una odisea para las empresas, aunque a primera vista pueda asustar un poco el cambio. Aún nos llegan dudas todos los días sobre si el software habitual sirve, si necesitamos cambiar los programas o si el ERP clásico es compatible. Vamos a aclararlo por partes.

No hace falta cambiar de software

Lo primero que debemos saber es que la obligación de Veri*factu no implica que tengamos que despedirnos de nuestro software de facturación de siempre. En la mayoría de los casos, bastará con actualizarlo para que cumpla con los nuevos requisitos que pide la ley. No consiste en tirar todo por la borda, sino en asegurarnos de que nuestro programa puede emitir registros de facturación tal y como pide la AEAT. Para eso, normalmente:

• Habrá que instalar una actualización oficial que publique nuestro proveedor de software.

• Comprobar que el formato de la factura cumple el reglamento, insertando QR y la mención Veri*factu.

• Asegurarnos de que la comunicación telemática con la Agencia Tributaria ocurre de inmediato, como pide el sistema.

No suele ser un proceso largo ni complicado. Eso sí, hay que iniciarlo con tiempo, porque el plazo de adaptación se acaba el 1 de enero de 2027.

Más información: Verifactu sin cambiar de software.

Verifactu integrado en tu ERP

Muchos ven el ERP de la empresa como una fortaleza intocable. Pero si usamos un ERP conocido, lo más probable es que los desarrolladores ya estén trabajando (o hayan terminado) en la integración de Verifactu dentro del sistema. Esto quiere decir que no tendremos que estar pendientes de procesos extraños fuera del programa donde ya trabajamos cada día. Los beneficios clave al tener Verifactu integrado en el ERP son:

• Seguimos usando los mismos flujos de trabajo, solo cambia la forma en que se envía la factura.

• El sistema añade automáticamente los elementos obligatorios (QR, texto, envío telemático) sin que tengamos que preocuparnos.

• Permite verificar desde la propia factura si el envío a la AEAT se realizó con éxito. Podemos comprobarlo abriendo la factura y escaneando el QR.

En resumen, adaptarnos a Veri*factu no exige reinventar la rueda. Con las actualizaciones que corresponden y una pequeña inversión de tiempo, tendremos todo listo antes de que el plazo se cumpla. No hay que hacer dramas ni esperar al último minuto. ¡Manos a la obra con tranquilidad!

Los orígenes: Ley Antifraude

Si retrocedemos unos años, nos encontramos con la aprobación de la Ley 11/2021, más conocida como la ley antifraude. Todo esto empezó porque en España, durante mucho tiempo, existió una preocupación real: muchos negocios usaban programas que permitían borrar o modificar ventas sin dejar rastro. La Agencia Tributaria ya lo sabía, pero no tenía herramientas específicas para atajar el asunto de raíz.

La ley antifraude fue la respuesta contundente del Gobierno para poner fin a los fraudes de facturación digital. Se decidió atacar la base: los propios sistemas informáticos y no solo las prácticas individuales. Así, la ley introdujo un marco normativo concreto que exigía lo siguiente:

• Los sistemas de facturación deben impedir cualquier ocultación o alteración de datos.

• Se prohíbe la fabricación y uso de programas de doble uso (esos que, a escondidas, dejan modificar facturas o eliminarlas).

• Introduce sanciones para fabricantes, comercializadores y usuarios que empleen software no conforme.

Esta ley fue la que nos puso deberes a todos y allanó el camino para la creación del sistema Verifactu, sumando requisitos como la inalterabilidad y trazabilidad de los datos. Desde ese momento, no solo importaba el papel de la empresa, sino también el del software que usábamos. Y aquí seguimos, adaptándonos a una normativa que nos obliga a cada paso a ser más transparentes y dejar menos espacio para el fraude en la facturación.

¡Alerta Verifactu! El tiempo se agotó.