Características del sistema Verifactu
¿Qué es Verifactu?
Verifactu (Veri*Factu) es un Sistema de Emisión de Facturas Verificables, diseñado para facilitar el envío de los registros de facturación directamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este sistema se enmarca dentro de los esfuerzos promovidos mediante la Ley Antifraude para modernizar y asegurar el proceso de facturación, promoviendo la transparencia y la eficiencia en las operaciones empresariales.
Verifactu no solo simplifica la gestión de facturas, sino que también incorpora tecnología blockchain para validarlas, asegurando su autenticidad y contribuyendo a la lucha contra el fraude fiscal. Sin embargo, es importante destacar que su aplicación es opcional y no se extiende a territorios forales ni a empresas acogidas al Sistema Inmediato de Información (SII).
- Facilita el envío de registros de facturación a la AEAT.
- Promueve la transparencia y eficiencia en las operaciones empresariales.
- Utiliza tecnología blockchain para validar las facturas.
- Es opcional y no aplicable en territorios forales ni a empresas con SII.
Todas las empresas que utilizan un Sistema Informático de Facturación (SIF) y que por tanto están sujetas a un reglamento de facturación, deberán adaptar los mismos a este nuevo sistema.
Principales funcionalidades
El sistema Verifactu ofrece una amplia gama de funcionalidades diseñadas para optimizar la gestión empresarial. Entre las más destacadas, encontramos la gestión de pedidos, el control de almacén y la integración con diversas plataformas de eCommerce. Estas herramientas son esenciales para mejorar la eficiencia operativa de cualquier empresa.
A continuación, una lista de algunas de sus principales funcionalidades:
- Gestión de pedidos
- Tareas y partes de trabajo
- Gestión de almacén
- Lector de códigos
- Picking
- Cuadro de mandos
- Firma de documentos
- Tiempos por proyecto
- M.E.S. y Control de planta
- Customer Portal
- Integración con plataformas de eCommerce
Cada una de estas funcionalidades está pensada para facilitar las operaciones diarias y contribuir al crecimiento sostenido de las empresas. La integración de Verifactu con sistemas ERP y plataformas de eCommerce, por ejemplo, permite una gestión más ágil y eficiente de los recursos, lo que se traduce en una ventaja competitiva significativa.
Beneficios para las empresas
Implementar Verifactu en tu empresa trae consigo una serie de beneficios que no solo optimizan la gestión de facturas, sino que también mejoran la experiencia del cliente y la toma de decisiones empresariales. La seguridad de los datos y el cumplimiento tributario se ven significativamente reforzados, lo que aporta tranquilidad tanto a la empresa como a sus clientes.
Entre los beneficios más destacados, encontramos:
- Mejora en la retención de clientes e impulso al crecimiento de los ingresos.
- Optimización de la eficiencia y enfoque en la venta.
- Facilitación en el cumplimiento de nuevas normativas y leyes, como la Ley Crea y Crece.
Además, Verifactu permite a las pequeñas y medianas empresas analizar el estado de su negocio con mayor conocimiento y seguridad, lo que se traduce en decisiones más acertadas y un crecimiento sostenible.
Cuándo entra en vigor Verifactu
Fecha clave: 1 de julio de 2025
Periodo de adaptación para las empresas
Una vez establecidas las fechas clave, es crucial entender el periodo de adaptación que nuestras empresas enfrentarán para cumplir con Verifactu. Todos debemos estar preparados para adaptar nuestros sistemas de información antes del 1 de julio de 2025. Este plazo es aplicable tanto para usuarios/clientes del software como para los desarrolladores, quienes deberán asegurarse de que sus programas cumplan con las nuevas normativas.
Para facilitar la comprensión, aquí se presenta un resumen de los plazos de adaptación:
- Usuarios/clientes del software: Deben estar totalmente adaptados al reglamento a partir del 1 de julio de 2025.
- Desarrolladores de software (ERP, gestión, facturación...): Cuentan con un plazo de nueve meses a partir de la publicación de la orden ministerial en el BOE para adaptar sus programas a la nueva normativa.
Es importante destacar que estos plazos pueden variar dependiendo de la facturación anual de la empresa. Las empresas con una facturación anual que supere los 8 millones de euros tendrán un plazo de 1 año tras la publicación de la Ley Crea y Crece para adaptarse, mientras que el resto de las empresas tendrán un plazo de 2 años. Este es un aspecto fundamental a tener en cuenta para planificar adecuadamente la transición hacia Verifactu.
¿Sanciones y multas por incumplir la implantación de Verifactu?
¡Hasta 150.000 €!
Cuando la Ley Antifraude esté en vigor (recordemos: 01/07/2025), la mera tenencia de un sistema, programa o aplicación que no esté certificado (es decir que no utilice Verifactu de manera estándar) se considerará una infracción grave. Esta infracción puede acarrear sanciones de hasta 150.000 euros.
¿A quién afecta Verifactu?
Empresas y autónomos
En el universo de Verifactu, tanto las empresas como los autónomos juegan un papel crucial. Todos estamos en el mismo barco, navegando hacia la digitalización y la eficiencia en la gestión de facturas. La adaptación a Verifactu es un paso importante para cumplir con las nuevas regulaciones y aprovechar las ventajas que ofrece el sistema.
Aquí hay una lista de quienes deben prestar especial atención a Verifactu:
- Autónomos
- Pymes
- Despachos Profesionales
- Asesorías y Gestorías
- Grandes Empresas
Es importante destacar que ciertos sectores y tipos de empresas pueden tener requisitos específicos o estar sujetos a excepciones. Por ejemplo, empresas que ya están en el SII o aquellas exceptuadas de emitir facturas bajo ciertos regímenes no están obligadas a adoptar Verifactu. Sin embargo, para la mayoría, Verifactu representa una oportunidad para mejorar la gestión de facturas y cumplir eficientemente con las obligaciones fiscales.
Sectores más impactados
En nuestra experiencia, hemos observado que Verifactu tiene un impacto significativo en varios sectores, especialmente en aquellos que manejan un volumen alto de transacciones y datos sensibles. Los sectores más impactados incluyen sanidad, retail, logística, automoción y seguros. Estos sectores se benefician enormemente de la implementación de Verifactu debido a la mejora en la gestión de facturas y la seguridad de los datos.
A continuación, presentamos una lista de los sectores más afectados por la implementación de Verifactu:
- Sanidad
- Retail
- Logística
- Automoción
- Seguros
Cada uno de estos sectores enfrenta desafíos únicos en la gestión de sus facturas y datos. Verifactu ofrece soluciones específicas que ayudan a superar estos retos, facilitando así el cumplimiento tributario y mejorando la eficiencia operativa.
¿Cómo se identifican las facturas con Verifactu?
Proceso de identificación
Para garantizar la correcta identificación de las facturas bajo el sistema Verifactu, es fundamental seguir un procedimiento específico. Cada factura emitida debe incluir ciertos datos que la vinculen de manera inequívoca con el emisor y el destinatario, asegurando así su autenticidad y la integridad de la información que contienen.
Los pasos básicos en el proceso de identificación incluyen:
- Verificación de la identidad del emisor y del receptor de la factura.
- Inclusión de un código único de identificación de la factura.
- Registro de la fecha de emisión y de los detalles de la transacción.
Este proceso no solo facilita el seguimiento y la gestión de las facturas, sino que también contribuye a la seguridad de los datos y a la transparencia en las operaciones comerciales. Al adoptar Verifactu, las empresas se aseguran de cumplir con los requisitos legales y de mejorar sus prácticas de facturación.
Requisitos técnicos de las facturas
Para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas, es esencial cumplir con ciertos requisitos técnicos. Todas las facturas electrónicas deben identificarse con un código único, lo que facilita su trazabilidad y control. Además, deben ser emitidas a través de una plataforma homologada, ya sea el Sistema Público de la Agencia Tributaria o una solución privada que cumpla con las normativas establecidas.
Los sistemas informáticos de facturación, como ordenadores y TPVs, deben adaptarse para incluir un código identificativo (TBAI) y un código QR en cada factura. Estos códigos recopilan toda la información relevante y aseguran que cada factura tenga una identidad única. Además, es crucial que cualquier plataforma que emita facturas cuente con un Certificado de dispositivo, proporcionando una identidad única a cada dispositivo desde el cual se emite la factura.
- La autenticidad de su origen.
- La integridad de su contenido.
- Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.
Estos elementos son fundamentales para el cumplimiento de las normativas vigentes y para asegurar una gestión eficiente de las facturas en el entorno digital.
Si tu ERP está adaptado a la nueva normativa, ya cumplirá con el sistema Verifactu.
Ventajas del sistema Verifactu
Mejora en la gestión de facturas
Con Verifactu, hemos experimentado una notable mejora en la gestión de nuestras facturas. Automatizar los cálculos del IVA y generar automáticamente asientos contables a partir de facturas de ventas y flujos bancarios ha sido un cambio radical. Esto no solo ahorra tiempo en las conciliaciones al vincular automáticamente pagos a facturas pendientes, sino que también libera a nuestro equipo para enfocarse en tareas más estratégicas.
Aquí algunos puntos clave de cómo Verifactu mejora la gestión de facturas:
- Generación automática de asientos contables.
- Vinculación automática de pagos a facturas pendientes.
- Automatización de cálculos del IVA.
- Custodia y almacenamiento de facturas electrónicas.
Estas funcionalidades nos permiten dedicar menos tiempo a tareas rutinarias y más a la planificación y toma de decisiones, mejorando así nuestros procesos de control y eficiencia operativa.
Incremento en la seguridad de los datos
En nuestra búsqueda por ofrecer soluciones integrales, entendemos que la seguridad de los datos es primordial. Verifactu incrementa significativamente la seguridad de los datos al implementar medidas avanzadas como la autenticación de doble factor y el cifrado de datos. Estas medidas no solo protegen contra accesos no autorizados, sino que también aseguran que la información sensible permanezca confidencial.
Además, Verifactu establece diferentes niveles de acceso para empleados y proveedores, garantizando que cada uno acceda solo a la información necesaria para su función. Esto se traduce en una gestión de datos más segura y eficiente. A continuación, presentamos algunas de las medidas de seguridad clave:
- Autenticación de doble factor
- Cifrado de datos
- Trazabilidad de cualquier descarga, volcado o almacenamiento de registros
- Conservación inalterable de los datos originales
- Registro automático de interacciones y operaciones
Estas medidas no solo refuerzan la seguridad, sino que también promueven una cultura de protección de datos dentro de la empresa, minimizando así los riesgos de brechas de seguridad.
Facilitación del cumplimiento tributario
Con la implementación de Verifactu, el cumplimiento de las obligaciones tributarias se vuelve más sencillo y directo para las empresas y autónomos. Esta simplificación se traduce en una reducción significativa del tiempo y esfuerzo necesarios para estar al día con Hacienda. Además, el sistema permite una mayor transparencia y precisión en la presentación de las facturas, lo que minimiza el riesgo de errores y, por ende, de posibles sanciones.
A continuación, presentamos algunos de los beneficios clave de Verifactu en relación con el cumplimiento tributario:
- Mejora en la precisión de las declaraciones tributarias.
- Reducción de errores en la facturación.
- Facilidad para estar al día con las últimas normativas.
- Minimización del riesgo de sanciones por errores o incumplimientos.
Verifactu no solo facilita el proceso de cumplimiento tributario, sino que también contribuye a una mayor eficiencia en la gestión interna de las empresas. Al final, esto se traduce en más tiempo y recursos que pueden ser dedicados al crecimiento y desarrollo del negocio.
