Cuando una empresa empieza a crecer y a tener un volumen de operaciones o alcanzar otros mercados, comienzan las dudas serias.
Y una de las dudas que suelen plantearse antes o después son las relacionadas con el VAT, tan importante en operaciones intracomunitarias.
Por ello, hoy te queremos contar qué es el VAT number, para qué sirve, cómo tramitarlo, y muchas otras cosas relacionadas con él.
Vamos a ello.
¿Qué es el VAT o VAT Number?
Lo que en España llamamos VAT y en el resto de Europa VAT Number viene a ser lo mismo. VAT son las siglas de Value Added Tax y es un identificador único para toda Europa de tu empresa.
En pocas palabras, es el número de identificación fiscal que necesitas para hacer operaciones a nivel europeo comunitario, algo súper útil en los tiempos que corren, y más, con el grado de globalización e internacionalización que necesitamos tener a día de hoy.
Y, por supuesto, si no tienes un VAT Number, olvídate de poder vender a otros países a nivel europeo, no vas a poder, ya que es un requisito indispensable.
¿Para qué sirve este número?
Como te comentaba más arriba, este número sirve para realizar operaciones en la Europa comunitaria y no cargar el IVA entre los distintos países.
Es decir, si tienes una empresa en España que quiere comenzar a vender en Francia, Alemania o Austria, por poner tres ejemplos, debes tener tu número VAT para poder realizar esas operaciones sin cargar el IVA, que estoy seguro que es algo que te interesa mucho.
Como habrás adivinado, esto del VAT surge del espacio europeo común, de cara a intentar aliviar la carga impositiva de las empresas que operan en varios países.
La parte buena es que con un sólo VAT Number vas a poder vender y facturar correctamente en todos los países de la Unión Europea y, además, el trámite es bastante sencillo, como verás más adelante en este artículo, así que no tienes excusas para, si vendes en otros países de la Unión Europea, hacer esos trámites, ya que las ventajas son muchas.
Y el VIES, ¿qué es?
Si buscaste algo de información sobre el tema, estoy seguro que también habrás visto el concepto de VIES, y seguramente tengas dudas sobre él.
El VIES es el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA, y es básicamente un registro oficial donde están todos los que tienen expedido un VAT Number para poder operar en la Unión Europea, ya sean empresas o autónomos.
Es decir, al tramitar el VAT Number, poco después tu empresa estará incluida en el VIES, este registro o repositorio donde cualquier persona o empresa podrá ver que estás en ese registro, para certificar que realmente eres una empresa que vende en la Unión Europea, y no estás intentando engañar a nadie.
Si como empresa apareces en este listado es porque ya tienes todo tramitado y puedes vender en la Unión Europea gracias al VAT Number, pero hay veces que puedes tardar en aparecer en este listado un tiempo.
Luego te contamos más en el punto acerca de cómo tramitarlo.
Las diferencias entre VAT, NIF y NIF-IVA
Dicho esto, el VAT no es lo mismo que el NIF, para nada.
De hecho, son bastante complementarios.
El NIF es el número de identificación fiscal que tienen empresas o autónomos en España y que les permite operar dentro del territorio nacional, pero no fuera de él.
Por el contrario, el VAT es el número de identificación fiscal que nos permite vender en la Unión Europea.
Por último, el NIF-IVA es como llama alguna gente al VAT, en un alarde de complicar las cosas, así que, mejor si nos ceñimos a hablar de VAT y de NIF.
Es importante que sepas que para obtener un VAT Number es necesario antes tener un NIF, sin él, no podremos tenerlo.
Una vez más, quédate con este concepto:
- El NIF es tu número para facturar en España.
- El VAT es tu número para facturar en Europa.
- El NIF-IVA es una forma no oficial de llamar al VAT.
- Y, por último, para tener un VAT, antes necesitas un NIF.
Sencillo, ¿verdad?
Cómo tramitar el VAT en España
Si llegaste hasta aquí es muy posible que sea porque necesitas este número de VAT para poder operar en la Unión Europea, así que te vamos a contar cómo puedes tramitarlo.
Para que tengas la idea de fondo, el proceso se basa en que debes demostrar que necesitas el VAT como empresa o autónomo para operar.
Si un evaluador de Hacienda decide que, o bien realmente no lo necesitas, o bien no logras demostrar que vas a operar en el espacio comunitario, no obtendrás el VAT.
Aunque el criterio cambia un poco según en la Comunidad Autónoma que se realiza, normalmente consta de los siguientes pasos:
- Presentación de los datos de la empresa.
- También te van a pedir que presentes la documentación del trabajo que ejerce la empresa o el profesional que está pidiendo el VAT.
- Y, por último, que justifiques por qué lo necesitas.
Todo esto se realiza en la Agencia Tributaria, con la que tendrás que pedir una cita para obtener más información y poder llevar exactamente lo que necesitas en tu caso.
Una vez presentas todo, la resolución es rápida.
El plazo máximo para estudiar lo presentado son 15 días y, una vez pasen, te enviarán una carta con la decisión tomada.
Como todo en estos casos, si la carta llega con malas noticias, en esa misma carta te dirán el procedimiento por el cual puedes seguir el proceso para cambiar la decisión final. Si la decisión es afirmativa, ya tienes tu VAT Number.
Lo normal es que, si está correctamente justificado, no tengas problema para tener un VAT Number y poder operar. También te decimos que, como los plazos, aunque rápidos, hay que pasarlos, te recomendamos que vayas con un par de meses de antelación, así, una vez comiences a vender, ya estarás presente en el VIES y, en el caso de que te lo denieguen, tendrás tiempo para hacer la primer alegación.
Pero ojo, ten en cuenta que vas a tener que justificar por qué necesitas tu VAT Number, así que, siempre que lo pidas para una empresa, que sea realmente porque vendes en otros países de la Unión Europea.
Una vez lo tramitas, ¿cómo sé que lo tengo operativo?
Aquí vuelve a entrar en juego el VIES del que te hablábamos al inicio.E
xiste una web de la Unión Europea llamada VIES en la que puedes comprobar si una empresa o autónomo está en el registro del VAT Europeo, y es una comprobación que debes hacer siempre que vayas a emitir una factura en el espacio comunitario, para evitar sorpresas.
Una duda que suele surgir:
¿Qué ocurre si aún no me llegó la carta pero estoy en el buscador de VIES?
En ese caso, es debido a que los datos se subieron al directorio y la carta te está llegando, ya podrías operar en la Unión Europea.
Sí, en ocasiones la carta tarda un poquito en llegar pero, estando en el buscador del VIES, es señal de estar operativo también.
Justo por esto te comentaba antes que mejor hacerlo con un par de meses de plazo, para evitar sorpresas.
¿Cómo es el número VAT?
Otra duda que te puede surgir es, si el NIF y el VAT son distintos y sirven para distintas cosas, ¿cómo los puedo identificar?
Mientras el NIF para una empresa normalmente es una letra al inicio con 8 números (al contrario, 8 números y letra al final si eres autónomo), para el VAT, hay un añadido, que sería el código de país.
En el caso de España, tenemos que poner el código ES antes del número del NIF, con eso, ya lo tendríamos.
Se realiza así para que tu empresa realmente sólo tenga un número para operar (añadiendo o quitando el ES al inicio), y los trámites para las personas que trabajan en la empresa sean más rápidas y eficientes.
Los distintos modelos de IVA intracomunitario
Entramos en el terreno más pantanoso de todos: La presentación de impuestos.
Hay tres modelos en los que te debes fijar.
Modelo 303 de IVA
Cuando hacemos operaciones dentro de la Unión Europea, hay que calcular el IVA que hay que repercutir para que la cuota de IVA no se vea afectada.De esto se encarga el Modelo 303, que debes presentar correctamente.
A mayores, hay un Modelo llamado 390, que es la declaración anual de todos los 303.
Modelo 349 de VAT
El segundo Modelo a fijarse es el 349, que es básicamente un resumen de todas las compras y ventas en la Unión Europea por parte de tu empresa en un periodo.
Deberás especificar el VAT, nombre fiscal de la empresa y código de país.
Modelo 130 de IRPF
Por último está el Modelo 130 de IRPF, porque una cosa es que las facturas entre países de la Unión Europea no apliquen IVA, y otra cosa es que no tengas que presentarlas en la Agencia Tributaria.
Lo normal es que te muevas rondando un 20% de las ganancias generadas.
Una vez ya lo tengas, puedes centrarte en lo realmente importante, que es vender tus productos en todos los países que tenga tu plan de marketing dentro de la Unión Europea, para ello, vas a necesitar aplicaciones empresariales específicas tales como un ERP o un CRM, si es así, ponte en contacto con nosotros, porque podemos ayudarte.
