Tipos de software de gestión

Las empresas tienen a su disposición una amplia gama de software de gestión diseñado para satisfacer sus necesidades específicas y mejorar la eficiencia y el rendimiento de sus operaciones. La elección del software adecuado dependerá de los objetivos, requisitos y recursos de cada empresa. La adopción e integración exitosa de estas soluciones puede marcar la diferencia en la competitividad y el crecimiento empresarial.

El mejor software de gestión es aquel que se integra a la perfección con las actividades de nuestra empresa y dar servicio a las necesidades que surgen de la misma.

Estas aplicaciones se encargan de la gestión diaria de los diferentes procesos que se llevan a cabo en el día a día de las empresas, permitiendo entre otras acciones, la consulta, modificación, fusión o borrado de los datos que manejan, a través de diferentes dispositivos: móviles, tablets, ordenadores, consolas, etcétera.

No todas los softwares para la gestión de empresas son iguales, ni sus funciones y objetivos son los mismos. Algunos programas son desarrollados para que se ocupen de la gestión empresarial, otros para la gestión comercial, mientras que hay un tercer grupo encargado más específicamente de la gestión documental.

Estas serían las tres categorías principales donde encuadrar estas herramientas, pero también es posible encontrar sistemas capaces de gestionar varias de estas áreas, incluso todas a la vez de manera integrada –en estos casos se les suele denominar ERP–. Igualmente existen otras categorías en paralelo o subordinadas a estas, normalmente especializadas en el desempeño de procedimientos o tareas administrativas más específicas.

Las principales características generales, en cuanto a infraestructura, que comparten los distintos entornos de gestión que podemos encontrar en el mercado, son las relacionadas con la fiabilidad del almacenamiento de los datos, ya sea en local, en la nube, o de manera híbrida en ambos emplazamientos, la seguridad de los mismos, tanto en lo relativo a privacidad como a integridad, así como con la capacidad de indexación, consulta, filtrado y manipulación de estos datos.

Diferencias entre software de gestión y de aplicación

Si buscamos software de gestión, sin ningún apellido adicional en la Wikipedia, no encontraremos ningún resultado.

Lo más similar que podemos localizar es el denominado software de aplicación, que la Wikipedia define como: "un tipo de software de computadora diseñado para realizar un grupo de funciones, tareas o actividades coordinadas para el beneficio del usuario".

Bajo esa definición tienen cabina las aplicaciones específicas para gestión empresarial, pero también muchas otras categorías de programas como los ofimáticos, reproductores multimedia, simuladores y emuladores, editores gráficos y un sinfín de herramientas más.

Es precisamente por eso que cuando buscamos un software de gestión, lo buscamos de algo en concreto, es decir, empresarial o de empresas, comercial, documental... o incluso más específicos: de proyectos, de cadena de suministro, de inventarios, almacenes, energético, de concesionarios, alimentario, y más que veremos con más detalle en este artículo.

Ventajas y beneficios

Todas las empresas pueden conseguir ventajas y beneficios mediante la implantación y uso de estas herramientas, pero son las pymes quienes encuentran un mayor aliado en su uso, pues en muchos casos ayuda o empuja a la digitalización de la empresa, algo imprescindible en pleno S. XXI en camino hacia la próxima Industria 4.0.

Reducción del espacio físico necesario, evitando la necesidad del archivado físico de los documentos gracias a la digitalización de los mismos.
Automatización de tareas, lo que permite ganar agilidad y por lo tanto, reducir costes.
Escalabilidad del sistema, lo que facilita el crecimiento de clientes y servicios sin necesidad de aumentar los recursos empleados.
Disponibilidad más certera y ágil de la información necesaria, permitiendo optimizar la administración de las operativas.
Mejora en la comunicación y documentación, tanto interna, como externa.
Un servicio de atención al cliente más eficiente y personalizado.
Mejor imagen de empresa, proyectando un servicio actual y dinámico.
Todo ello desemboca en una mayor productividad y por lo tanto una mejora de la competitividad en el mercado.

Software de gestión empresarial

El primer gran grupo y probablemente el más grande e importante de toda la industria de gestión. Su principal referente es el denominado sistema de planificación de recursos empresariales, más conocidos como ERP, por sus siglas en inglés. Se trata de aplicaciones diseñadas y desarrolladas para abarcar la gestión integral de cualquier empresa. A mayor tamaño y actividades de la empresa, mayor serán las funcionalidades y áreas que abarque el ERP.

Debido a que en algunos casos, el tamaño de este tipo de software resultaba demasiado amplio y complejo, comenzaron a surgir diferentes programas de gestión empresarial denominados verticales, esto es, la misma esencia del ERP, en decir centrado en la gestión y planificación de recursos, pero específicamente adaptados a las actividades de empresas de sectores concretos.

De esta manera, surgieron herramientas de gestión empresarial para proporcionar soluciones específicas a empresas de las principales actividades, como por ejemplo inmobiliarias, hostelería, almacenes e inventario, transporte y logística, hospitales, escuelas, comercios y en general cualquier tipo de sector con participación de pequeñas y medianas empresas.

Software de gestión comercial

Las dos principales aristas de cualquier negocio son el producto o servicio que se desarrolla y ofrece y la comercialización del mismo.

Mientras que para las tareas de gestión administrativa relacionadas con la parte productiva se utilizan ERP o aplicaciones verticales específicas para las actividades que desarrolla la empresa, para la gestión comercial y de ventas se emplean los denominados software CRM –por sus siglas en inglés–también conocidos como sistemas de Gestión de las Relaciones con los Clientes

‍.El objetivo de este tipo de aplicaciones es el de llevar un control y una gestión de toda la parte comercial de la empresa, es decir de los equipos comerciales y de ventas, incluyendo información comercial acerca de nuestros clientes actuales y potenciales, como su perfil e intereses, las negociaciones con los mismos, las ofertas que se están gestionando, los productos y servicios de la empresa que tienen actualmente contratados o en los que pudieran estar interesados. Es decir, toda la información relativa a la operativa comercial de la empresa: quienes son nuestros clientes objetivos, con quienes estamos hablando, en qué punto se encuentran esas conversaciones, planificación y gestión de las llamadas, citas, reuniones y presentaciones, presupuestos y ofertas, etcétera.

Se trata de programas orientados a abarcar la totalidad o la mayor parte de las tareas que se realizan desde los departamentos y equipos comerciales y de marketing de las empresas, permitiendo unificar toda la información relativa a los mismos en un único lugar, accesible por todos los empleados, permitiendo así mantener ordenada y actualizada con mayor agilidad toda la información. Los software CRM simplifican la gestión comercial permitiendo superar los objetivos de ventas de los comerciales y profesionales de la venta.

Software de gestión documental

Aunque este tipo de aplicación se podría incluir dentro del grupo de las herramientas de gestión empresarial y muchos ERP lo incluyen dentro de sus amplias funcionalidades, su uso e integración en empresas está tan extendido y en algunas ocasiones separado de los sistemas principales, que se le suele asignar una categoría específica.

Cuando hablamos de software de gestión documental nos referimos a aquellos programas con la finalidad de organizar, ordenar y facilitar el acceso y la búsqueda de toda la documentación de la empresa, incluyendo la relativa a sus empleados, clientes o proveedores. Existen algunos perfiles de empresa u instituciones, como pueden ser administraciones, bibliotecas u Organizaciones No Gubernamentales (ONG), en los que un sistema para la gestión de sus documentos, suponen el centro de la actividad, pudiendo incluso en algunos casos prescindir de sistemas de gestión más complejos como los ERP.

Gracias a esas herramientas, cualquier institución u empresa, desde las pymes a las más grandes, tienen la posibilidad de disponer de toda su documentación y ficheros de la manera más ordenada y accesible posible, ganando así en seguridad, eficiencia y agilidad para cualquier gestión documental que necesiten realizar.

Software personalizado para cubrir necesidades específicas

Aunque la mayoría de software y programas de gestión puedan clasificarse en estos tres grupos, existen multitud de diferentes sistemas, aplicaciones y herramientas, que mezclan y fusionan diferentes características o bien que se centran y especializan en algunas en concreto.

Existen sistemas que integran a la vez un ERP y un CRM, pudiendo el primero incluir también la gestión documental, ofreciendo de esta manera una gestión completamente integral de todas las áreas de cualquier negocio. Sin embargo, la complejidad de dichos programas, así como su curva de instalación, aprendizaje y uso son mucho más elevados que el de aplicaciones personalizadas más específicas.

Es por ello que muchas pymes optan por utilizar las herramientas de manera independiente (ERP + CRM + Gestión documental), pudiendo luego comunicarlas entre ellas, de manera directa –mediante funciones nativas o API– o indirecta –exportaciones, importaciones, procesos, etc.–. Restando así complejidad a la implantación, aprendizaje y uso de las mismas y pudiendo reducir o escalar los costes de inversión para dichas herramientas.

Dependiendo de a qué se dedique una empresa y de su tamaño, existen multitud de diferentes software de gestión, empezando por los verticales y continuando por otros aún más específicos y personalizables, que pueden adaptarse a cualquier dinámica de negocio de la empresas. Por poner un ejemplo, si disponemos de una empresa que se dedica a la venta de vehículos, ya sea como concesionario oficial de alguna marca o en la modalidad compra-venta, disponemos de la posibilidad de implantar un sistema que cubra toda la operativa del negocio, desde gestión con documentación incluida, pasando por comercial. O podemos implementar dos o tres programas diferentes, para cada una de esas tareas. O lo que resulta más interesante, en cuanto a costes y rentabilidad: implantar un software específico para la gestión de concesionarios o compra-venta de vehículos, pues hoy en día ya no es necesario diseñar un sistema completamente a medida, pues existen muchas soluciones en el mercado, que pueden cubrir una amplia mayoría de las necesidades específicas de nuestro negocio.

Para cubrir esa necesidad de personalización que siempre acaba apareciendo antes o después, desde Velneo os recomendamos conocer nuestro catálogo de software empresarial, donde podrás encontrar multitud de aplicaciones de gestión orientadas a diversos sectores e instituciones tanto públicos, como privados.