Las pequeñas y medianas empresas continúan enfrentando desafíos en la gestión de sus procesos empresariales y financieros. El avance de la tecnología permite a las PYMEs optimizar y simplificar sus operaciones de manera más efectiva.
Las soluciones de software ERP son cada vez más accesibles y personalizables, lo que ha permitido a las pymes adoptar soluciones de software que se adapten a sus necesidades específicas, mejorarando así su eficiencia y rentabilidad.
¿A qué nos referimos que es para pymes?
Partiendo de la base de qué es un ERP, es decir algo que llegar a alcanzar todas las áreas de gestión de una empresa, vemos que estos sistemas pueden llegar a ser enormes y por lo tanto sus costes asociados también lo son: compra, implantación, adaptación, formación, licencias, etcétera.
Algunas grandes empresas invierten grandes cantidades de dinero para implantar y mantener sus sistemas ERP en funcionamiento, integrados y comunicados con todas las áreas de su organización.
Llegados a este punto, surje la pregunta: ¿estos gigantes de la gestión son apropiado para las empresas que no sean gigantes?, es decir, aquellas empresas que conforman el grueso del tejido empresarial de un país, empresas ya no solo de menos de 1000 empleados, sino todas esas empresas de menos de 100 empleados y hasta de 10 empleados. Las empresas de tamaño medio y pequeño.
La respuesta es: Depende. Un ERP también es apropiado para pequeñas y medianas empresas, pero no cualquiera, claro.
¿Cuales son los desafíos, retos y necesidades de gestión en pymes?
Los desafíos son los mismos en todos los negocios: organizar la información de manera más ágil y precisa, reduciendo la cantidad de horas invertidas y minimizando los errores. Poder utilizar esa información con garantías de que es fiable y está segura, en nuestro beneficio.
De la misma manera que para cruzar el atlántico no se utiliza el mismo tipo de avión que para un trayecto de unos pocos cientos de kilómetros, podemos aplicar la analogía para esta situación: Si existen opciones gigantes como las de Microsoft, SAP, Oracle, SAGE... orientadas a grandes empresas, también existen opciones más modestas (no por ello menos eficientes) que se adaptan de manera mucho más ágil (y económica) a la mayoría de industrias.
Esto es posible gracias a que los ERP son sistemas modulares, por lo que es posible que, si una pyme solo necesita la parte de facturación -conectada a su sistema productivo y logístico, si no, solo sería una aplicación de facturación, no un ERP- pueda implementar solo esos módulos del ERP, pudiendo prescindir de el resto e módulos e integraciones, abaratando así los costes de implantación del software.
Principales características y beneficios
La automatización y digitalización de procesos a través de un ERP puede transformar la gestión empresarial, prescindiendo de tareas repetitivas y permitiendo un mejor control de las áreas de negocio y la toma de decisiones de manera informada:
- Optimizar los procesos y los recursos de la empresa.
- Acceder a la información de manera rápida, fácil y sencilla.
- Compartir la información entre todo los integrantes de la empresa.
- Filtrar la gestión de datos y operaciones de manera automatizada.
- Unificar áreas de gestión como proyectos, recursos humanos, financiero, marketing, el almacén o la cadena de suministro.
- Comunicar mediante análisis, reportes informes que mejoran la toma de decisiones.
- Automatizar los procesos administrativos .
El objetivo principal es mejorar el servicio a los clientes de la empresa, reduciendo los tiempos de respuesta a sus necesidades, así como la mejora en la eficiencia en el manejo de la información que permita una toma de decisiones más ágil que permita disminuir los costes operativos.
Ejemplos de software ERP para Pymes
Existen multitud de alternativas en el mercado. Por citar algunas de las más populares:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- SAP Business One
- Oracle NetERP
- Odoo
- Velneo vERP (La única empresa española de la lista, somos nosotros, cómo no nos íbamos a incluir ;))
Si habéis leído los párrafos de arriba, estaréis pensando que decíamos que empresas como Microsoft, SAP u Oracle tiene sistemas muy complejos que no son los más óptimos para la mayoría de empresas y sin embargo los hemos incluido en este listado. El motivo es que se trata de soluciones que estos gigantes del mundo IT han adaptado para el segmento de mercado que estamos tratando, pues ellos mismos son conscientes que sus otros sistemas son excesivos para la gran mayoría de tipología de empresas.
¿Qué barreras presentan SAP u Oracle?
Las empresas que optan por implementar esta clase de sistemas son aquellas que tienen recursos TIC limitados pero que requieren un producto software flexible. Según varios informes de Forrester Research, hay dos razones fundamentales que explican porque SAP, Oracle o SAGE no han despegado definitivamente en el segmento de las PYMES:
- Necesita un canal más apropiado para comercializar su producto a PyMEs.
- Las PyMEs tienen serias dudas sobre la facilidad de su implementación.
SAP y Oracle son ideales para proporcionar a las empresas procesos de negocio estándar, pero la estandarización erosiona la propuesta de valor y la argumentación única de venta de las empresas más pequeñas. Por ello, no siempre encajan bien en organizaciones más pequeñas. Forrester señala que personalizar estos sistemas pueden resultar prohibitivos a nivel de costes.
A las PYMES les preocupa los altos costes de mantenimiento y las implementaciones tan complejas asociadas con estos gigantes.
Por estas razones se ha ido desarrollando un mercado de ERPs enfocado en las PyMEs que tiende a ofrecer una especialización vertical, está más segmentado y va a las necesidades específicas.
¿Implantar un estándar o desarrollar tu propio software?
La eterna pregunta: ¿Compro, implemento y aprendo una solución estándar en el mercado, que es más económica pero no se adapta a todas las necesidades de mi negocio, o por el contrario desarrollo o adapto mi propia solucion, que estará perfectamente integrada con toda mi operativa, pero que me supondrá inicialmente más esfuerzo?
En función del foco de cada empresa (pequeñas, medianas y grandes) y su sector o industria, sus necesidades y requerimientos variarán. Aunque compartan algunas operativas, muchas otras nada tienen que ver entre una empresa cárnica, una que diseña, fabrica y comercializa muebles o un taller mecánico.
Por ello algunas empresas deciden desarrollan su propio sistema, paraque tenga en cuenta todas sus áreas específicas, mientras que otras deciden implementar una o diferentes aplicaciones y comunicarlas entre ellas. Muchas veces el resultado final es el de un monstruoso sistema informatizado, que también requiere de un enorme mantenimiento, por no hablar de las personalizaciones o adecuaciones futuras.
Una pyme nunca podrá hacer frente a un sistema de estas características, pues de entrada los costes de implantación resultarán inalcanzables. Por otro lado, la gran mayoría de las pymes, por no decir todas, no necesitan grandes sistemas. No es lo mismo organizar la operativa de 5000 empleados con 300 proyectos y varios millones de ventas diarias, que a 15 empleados con un mismo proyecto.
Ventajas de crear desde cero o de adaptar según necesiades
De la misma manera que un software para la gran industria requiere de una buena inversión en tiempo, recursos, personal y formación, crear o hacer un software de gestión asequible para pymes, nos permite ser mucho más ágiles en términos de tiempos de desarrollo, implantación y formación, así como también en recursos, personal y formación, pues además en muchas ocasiones, el programa o software programado para la pyme estará sensiblemente personalizado y adaptado a ese negocio en concreto, por lo que la curva de aprendizaje se reducirá notablemente y con ello se reducirán los recursos necesarios para poder comenzar a funcionar con el nuevo software de gestión diseñado para la empresa.
¿Cómo debe una PyME elegir un ERP?
Elegir un ERP resulta complejo. Las aplicaciones destinadas a las grandes multinacionales dan muchísima flexibilidad pero también pueden resultar muy complejos.
El concepto detrás de un programa ERP es proporcionar a una empresa un producto software para apoyar las funciones principales de una empresa. Los principales productos tales como SAP y Oracle afirman abarcar y dar salida a los mejores procesos para gestionar empresas. Y es cierto, nadie lo discute, pero como dan servicio a empresas de un tamaño descomunal, dichos software son a menudo demasiado sofisticados para empresas más pequeñas, que no tienen los mismos flujos de trabajo ni los mismos requisitos tan complejos de negocio.
Las empresas deben ir con cuidado a la hora de elegir un software ERP. Si eres la empresa o informático de confianza de tu cliente y tienes que asesorarles a la hora de elegir un ERP debes tener en cuenta los siguientes criterios:
- Ten un enfoque regional: hay empresas que son muy fuertes a nivel internacional y que quizás no ofrezcan el mismo producto (y soporte) en todas partes. Una empresa con un producto ERP que funciona bien en Inglaterra igual no ofrece el mismo producto en España. Hay que buscar un producto ERP que sea bueno para varios sectores y que posteriormente se pueda adaptar por la empresa.
- Especialización frente a estandarización. La primera pasa por un software que es bueno para muchas cosas pero que hay que adaptar a cada negocio o directamente recomendarle al cliente que implemente un software ERP vertical específico hecho para su sector.
- En local o en la nube. Hoy en día se empiezan a ver aplicaciones de diversa índola en la nube, pero la instalación de ERPs en la nube ha ido mucho más despacio. La nube ofrece ahorros de costes y mucha tranquilidad frente a la complejidad de tener que montar, gestionar y mantener servidores en local.
Optes por el sistema que optes, debes siempre tener en cuenta que tú o tu cliente sois una pyme los costes de los grandes software ERPs pueden resultar abrumadores.
Una pyme necesita un que ofrezca un producto y un soporte en su país e idioma, que esté especializado en su sector o industria y que le permite decidir si quiere desplegarlo en sus propios servidores o en la nube.
SI has llegado hasta aquí, decirte que Velneo es una empresa española, con más de 20 años de experiencia en el sector, que desarrolla una plantilla software ERP para pymes, que se puede especilizar y adaptar a multitud de sectores e industrias de manera ágil y eficiente y que te permite acceder a las aplicaciones tanto en la nube como en local.
