Si hay algo que suele ser un quebradero de cabeza en casi cualquier empresa, una vez tiene cierta entidad, es la creación de un organigrama.
Parece algo sin demasiada importancia, hasta que haces el primero y ves que tiene muchas connotaciones y mucho más peso específico del que creías.
Por ello, en el artículo de hoy te queremos contar:
- Qué es un organigrama empresarial.
- Algunos de los tipos que existen (hemos seleccionado más de 20)
- Por último, consejos para que tu organigrama sea un éxito.
Empezamos con ello.
Qué es el organigrama de una empresa
Realmente, el concepto de organigrama de una empresa es algo sencillo y que todos tenemos en la cabeza, ya que una de las definiciones más simples y acertadas podría ser:
Un organigrama es una representación de la estructura interna de una empresa, hecho de tal manera que todos los que trabajan en ella deben poder entenderlo.
En principio, como puedes ver, algo sencillo.
Pero la organización empresarial, como todo lo que tenga que ver con la organización de personas, tiende a complicarse, como veremos más adelante.
¿Por qué es tan importante?
Como te decía más arriba, realizar correctamente un organigrama empresarial es algo realmente importante para la empresa, pero ¿por qué?
Hay varios motivos, pero creo que uno resalta por encima del resto.
El organigrama empresarial es lo que va a definir la cadena de mando, responsabilidades y comunicación de una empresa, y eso es gran parte de la burocracia interna de la misma.
Si te fijas, definiendo precisamente los tres conceptos de los que te hablaba (cadena de mando, cadena de responsabilidades y comunicación) realmente estás definiendo los líderes funcionales de tu empresa y, con ello, quiénes serán las cabezas visibles en la organización, con todo lo que ello conlleva.
Cómo hacer el organigrama de mi empresa
Lo primero que nos solemos preguntar cuando nos ponemos a la tarea de la creación del organigrama de nuestra empresa es precisamente cómo hacerlo, ya que tener un lienzo en blanco delante de nosotros nunca es tarea fácil.
Por eso, debes fijarte en tres puntos importantes:
Lo primero, definición y estudio
En el momento que quieras crear el organigrama de tu empresa, lo primero que debes hacer no es ponerte a dibujarlo.
Para nada.
Lo primero es estudiar la tipología de organigramas que hay y cuál se adapta mejor a tu empresa, analizando la situación actual y futura.
Esta fase debe llevar un tiempo, ya que los cambios de organigrama muy seguidos hacen ver a los empleados inestabilidad, y no es lo que quieres.
Después, ejecución del organigrama
Una vez tienes muy estudiado este tema, eliges un tipo de organigrama y es aquí cuando sí vas a poder empezar a dibujar cómo queda en tu empresa.
Aquí debes poner todo tu empeño en que la estructura final sea lo más funcional y clara posible, resaltando a las figuras y equipos correctamente, pero que, además, todo el personal sienta que tiene su hueco en la organización.
Y, por último, presentación a la empresa
El día que se presenta un organigrama en la empresa siempre hay incertidumbre, ilusión y algo de tensión, porque nadie sabe a priori como quedan las cosas.
Por ello, debes tener muy en cuenta cómo presentas tu trabajo.
A fin de cuentas, estás presentando una organización de personas y, por ello, las personas deben estar en el centro de todo esto.
Tipos de organigramas
No te voy a engañar, tipos de organigramas hay casi tantos como empresas, pero he querido resumir algo más de 20 que son los más usados y de los que más podemos aprender.
Además, los he organizado en varios bloques:
- Según su representación gráfica (como se pintan).
- Según características empresariales.
- Según el tamaño de la empresa.
- Según el objetivo.
Organizados según cómo se pintan
La primera tipología que te queremos presentar es la más directa, la que tenemos todos en la cabeza.
Los expertos hablan del bloque de organigramas según su representación gráfica que es, básicamente, organizarlos según cómo se pintan.
Dentro de este bloque, cabe destacar 5 tipos distintos.
Organigrama vertical, seguramente el que más hayas visto
Todos tenemos una idea de organigrama en la cabeza, y seguramente para la mayoría de nosotros sea este organigrama vertical.
Este organigrama se construye poniendo los puestos de mayor responsabilidad arriba, y yendo hacia abajo desglosando como si fuera una pirámide.
Tiene muchas ventajas, ya que es un organigrama muy claro y adaptable a muchos tamaños de empresa, además de muy visual, por ello es uno de los más usados.
Organigrama horizontal, otro muy interesante
En contraposición, el organigrama horizontal se organiza de izquierda a derecha.
Visualmente hace que la organización parezca más igualitaria, ya que todos tenemos en la cabeza que, en una pirámide, mandan más los de arriba que los de abajo, y aquí este efecto se diluye.
La desventaja es que quizá no es tan claro como el vertical en organizaciones grandes.
Organigrama circular (sectorial o radial), ideal para difuminar jerarquías
El organigrama circular, al que también llamamos sectorial o radial, no se ve tanto, pero también tiene sus puntos importantes.
Este organigrama organiza la empresa desde el centro de un círculo hacia afuera, como si la empresa tuviera un eje central.
A partir de ahí, los puestos van cayendo hacia afuera de la rueda según su responsabilidad.
Este tipo de organigrama se usa en empresas en las que se quiere difuminar del todo la jerarquía, primando la autonomía del trabajador y que los puestos de responsabilidad sean accesibles para todos los miembros de la compañía.
Tiene un inconveniente: En organizaciones muy grandes, puede llegar a ser difícil de representar.
Organigrama escalar, hay que tener cuidado con él
El organigrama escalar es otro de los pocos conocidos, y es que es muy difícil desplegarlo sin que los egos se sientan heridos.
Es un organigrama que se escribe de arriba hacia abajo, haciendo sangrías para marcar jerarquías.
¿Cuál es la dificultad principal?
Que pone a unos departamentos por encima de otros, ya que, los que primero aparecen, serán más importantes para la compañía.
Esto hace que tengamos una doble jerarquía, por un lado la de puestos y, por otro, la de importancia de departamentos.
Y esto, normalmente, es algo complicado de controlar.
Organigrama mixto, es decir, mezclando elementos
Llegamos al último organigrama según su representación gráfica, que es este organigrama mixto.
Este tipo de organigramas se construyen mezclando elementos de dos o más distintos.
Tiene la parte buena de que logras adaptar mejor el organigrama a tu empresa, y te quedas con las ventajas de las tipologías que eliges.
Además, es el principal causante de que haya casi tantos tipos de organigramas como empresas.
Según las características empresariales
Hay otra clasificación, algo más extensa, que organiza los organigramas según las características empresariales, en este caso, quiero mostrarte un total de 8 ejemplos distintos.
Organigrama jerárquico, otro gran clásico
El organigrama jerárquico se suele presentar de forma vertical y es el más clásico de los que se pueden ver en cualquier empresa.
Ya sabes, una pirámide en la que, cuanto más arriba, más responsabilidad.
Arriba del todo está el CEO, más abajo el equipo directivo, luego sus managers y por último el equipo.
La parte fundamental es que este tipo de organigrama prima que la comunicación sea entre subordinado y responsable, pero que no haya líneas cruzadas entre equipos de distintos departamentos.
Esto hace una empresa más burocrática pero, por otro lado, los mandos intermedios tienen toda la información de lo que se está haciendo.
Organigrama matricial, uno de los más complejos
El organigrama matricial aboga, al contrario del jerárquico, en una comunicación por proyectos y una empresa más horizontal, y es mucho más complicado de montar.
Su diseño es el de una matriz, ya sabes, como si fuera una hoja de cálculo de Excel.
A la izquierda se van listando los proyectos en los que se va a trabajar y, arriba, todos los departamentos.
En los huecos se rellenan con nombres de las personas que van a trabajar en él.
Como ves, algo muy transparente que puede ser muy útil en empresas que trabajen por proyectos y no quieran primar la jerarquía clásica.
Organigrama divisional, es decir, organizado por divisiones
Pero claro, las empresas crecen y pintar una organización grande se vuelve cada vez más y más complicado.
¿Qué hacemos entonces?
Sencillo, pintar las divisiones de la empresa.
Esto cobra aún más sentido cuando una empresa se convierte en un grupo empresarial con distintos verticales, algo muy común en grandes empresas.
Aquí se prima la funcionalidad ya que, en lugar de personas, se pintan departamentos, con lo que es fácil que la organización se sienta cómodo con algo así.
Organigrama geográfico, ideal si tienes sedes
Cuando una empresa crece también es muy posible que vayas a otros países (la famosa internacionalización) y, con ello, se creen distintas sedes o, al menos, equipos que trabajen para uno u otro país.
Si es tu caso, este es tu organigrama, ya que aquí priman esas sedes o regiones para las que se trabaja, pintando abajo los departamentos y/o personas que van a desempeñar esas funciones.
Organigrama por producto, muy útil para productores
¿Pero qué ocurre si, en vez de por regiones, tu empresa desarrolla productos?
En ese caso debemos darles prioridad, claro.
Su filosofía es similar al anterior pero, en lugar de enfocarnos en los países o regiones en las que estamos, nos centramos en los productos y en los equipos que van a trabajar en ellos, de ahí que sea muy útil para muchas empresas.
Organigrama de bloque, otro organigrama mixto
Este organigrama es el resultado de mezclar el organigrama jerárquico vertical con el escalar (el de las sangrías).
La principal ventaja es que nos deja meter algo más de profundidad, y por eso se adapta muy bien a empresas muy jerarquizadas o muy grandes.
Organigrama de pirámide invertida, vuelta de tuerca
Similar al organigrama de pirámide, pero con una salvedad: está al revés.
En este caso, el CEO queda abajo y se va subiendo en el documento hasta que en la parte superior están las personas de menor jerarquía.
Esto da varias lecturas, entre ellas:
- Se pone al CEO como base del negocio, en lugar de como cúspide.
- Se intenta dar protagonismo al equipo, ya que es lo primero que se ve.
Pero, realmente es un organigrama jerárquico como el de pirámide, con alguna concesión, pero similar.
Organigrama de red, muy utilizado en metodología lean
Pero nuevas organizaciones empresariales necesitan nuevos organigramas, y un ejemplo es ese de red.
Este organigrama se basa en círculos y líneas interconectadas como una nube de puntos, en la que se establecen relaciones.
Esto da una jerarquía difusa, que es precisamente lo que se busca, y una homogeneidad en cuanto a la visibilidad, fomentando la autonomía del trabajador.
La parte negativa es que, para que funcione, la maquinaria y la filosofía de empresa tiene que estar muy engrasada.
Según el tamaño de la empresa
El siguiente bloque de organigramas tiene que ver con el tamaño de la empresa y consta de tres distintos:
Organigrama microadministrativo, para una única empresa
Este es el más común de los tres, ya que en este organigrama se representa únicamente una empresa.
Como habrás adivinado, es la realidad del 90% de las empresas de España y Latinoamérica.
Organigrama macroadministrativo, cuando te conviertes en grupo empresarial
Ahora bien, si eres un grupo empresarial con varias empresas, necesitas un organigrama macroadministrativo.
En él, no sólo se representa cada una de las empresas por separado, también la relación entre ellas.
Organigrama mesoadministrativo, ideal para estudios
El organigrama mesoadministrativo se usa cuando no queremos representar nuestra empresa y, en lugar de eso, queremos representar un sector de negocio completo, con toda su competencia.
Son organigramas súper extensos y complejos, pero tienen una función pedagógica muy importante en estudios de mercado.
Según objetivos
La última clasificación tiene que ver según el objetivo por el cual se realiza el organigrama en sí, en este caso, son 5 los que te quiero presentar.
Organigrama funcional y sus relaciones
Decimos que un organigrama es funcional cuando representa las funciones de cada departamento y, además, tiene una breve explicación o descripción de cada uno de ellos, para que todo el que lo lea lo pueda entender.
Es muy útil porque cualquiera dentro de la empresa, incluso los más novatos, pueden saber a quién se deben dirigir.
Organigrama general, el más común
El organigrama general es donde caen la mayoría de los que has visto.
Representan una jerarquía y sus relaciones en la empresa, y pueden ser del tipo que sean (pirámide, jerárquicos, mixtos, etc.).
Organigrama estructural, el más sencillo
Este tipo de organigrama suelen ser jerárquicos y verticales, además de abogar por la sencillez todo lo posible.
Por ello, tan sólo se pintan los nombres de los departamentos y/o puestos, sin nombre, y se unen según las relaciones que tengan entre ellos.
Ni más, ni menos.
Organigrama informativo, ideal para publicar
En este tipo de organigrama se trata también de ser lo más sencillo posible, y normalmente se usa para exponer al público.
En él se pintan los departamentos y sus relaciones, poco más.
Organigrama analítico, muy completo
Y si el informativo era publicar, el analítico es, por así decirlo, para que sólo esté disponible para los miembros del Consejo de Dirección.
Tiene mucha información y es muy completo ya que su función es muy distinta, ya que es detectar fallos estructurales y necesidades de los departamentos de un vistazo.
Interesante, ¿verdad?
Algunos consejos para crear tu organigrama
Por último, me gustaría darte unos consejos para que crear tu organigrama sea más sencillo, los típicos que todos querríamos tener antes de ponernos a la tarea.
Debe dar una visión global
Si para algo debe valer un organigrama es para que cualquier persona de la organización se haga una idea de cómo está organizada, y ese debe ser el primer objetivo fundamental que debes tener en la cabeza cuando estás en fase de análisis y ejecución.
De hecho, un ejercicio que todos debemos hacer es mostrar el organigrama a gente de confianza del entorno, ya que muchas veces van a detectar carencias o incluso errores que a ti se te van a escapar.
Debe entenderlo toda la empresa
Unida a la anterior, si publicamos un nuevo organigrama y no lo entiende absolutamente toda la empresa, habremos fracasado en nuestro objetivo.
Porque un organigrama debe ser claro, muy claro, pensando tanto en el equipo directivo como en los recién llegados.
De hecho, le va a servir más a estos últimos, que son los que aún no conocen bien la empresa.
Al crearlo, ve de arriba a abajo
Da igual el tipo de organigrama que elijas crear, una vez te pongas a ello, ve siempre de los puestos más altos en jerarquía a los más bajos.
Es un pequeño consejo que hará que sea mucho más improbable que se te olvide alguien o algún departamento, y las relaciones entre las distintas partes de la empresa quedarán mejor plasmadas.
Intenta luego hacerlo por grupos
Una vez lo tengas, ahora te toca crear esas relaciones y ponerle funciones a cada departamento y, a veces, persona.
No lo hagas antes de tenerlo todo pintado y validado, ya que puede ser un trabajo perdido y, además, será mucho más complicado de manejar toda la información.
Esta tarea te va a resultar más fácil si puedes hacerlo por grupos, ya que en una empresa se hacen muchas cosas y mentalmente es mucho más difícil si vas saltando de un lado a otro.
La presentación a la empresa es clave
Una vez lo tengas todo listo, organizar una buena presentación es clave.
Siempre que hay una presentación de este tipo suele haber cierta desconfianza e incertidumbre por parte de los trabajadores que, hasta que no se presenta y se hace oficial, no saben del todo hacia donde va a tirar la empresa y si va a haber grandes cambios o no.
Y, lo más importante, en qué punto quedan ellos.
Por eso y mucho más debes organizar tu presentación de organigrama con tiempo, con un checklist y fechas, además de ser lo más transparente posible.
Dedica tiempo a la cadena de mando y líderes funcionales
Las principales dudas que van a tener los trabajadores son acerca de los líderes funcionales y la cadena de mando.
Por ello, hay que responder claramente con el organigrama a dos preguntas:
- ¿Ahora a quién reporto? Es decir, ¿cuál es la cadena de mando?
- Si tengo algún problema, ¿con quién hablo? Es decir, ¿quién es el líder funcional en mi área?
Así que, ya sabes, especial dedicación a estos dos puntos.
Ten mucho cuidado con los egos
En cualquier empresa lo más complicado de gestionar son siempre las personas, no tanto los procesos y burocracia.
Por eso, al crear un organigrama, debes tener mucho cuidado de cómo escribes las cosas y qué nombres pones a los departamentos, puestos y dónde colocas a las personas, para que no haya egos heridos que luego van a suponer problemas en la organización.
Hasta aquí nuestro artículo sobre cómo hacer un organigrama de una empresa, ¡espero que te haya gustado!
