En cualquier empresa de cierto tamaño las reuniones pueden llegar a convertirse en un "roba tiempos" importante. La falta de planificación, de objetivos claros, de salas acondicionadas, de puntualidad, etc... hace que muchas veces salgamos de las reuniones con la sensación de haber perdido el tiempo y sin acciones claras a llevar a cabo, lo cual pone en duda la eficacia de las mismas. Así lo hemos sufrido en Velneo hasta que hemos puesto en práctica un procedimiento orientado a la mejora de la planificación, ejecución y seguimiento de las reuniones. Este post lo único que pretende es compartir con todos vosotros un procedimiento que a nosotros nos ha aportado grandes resultados.Os adelanto que aunque el procedimiento pueda parecer simple no es nada trivial ponerlo en marcha, lo primero que se necesita es disponer de los siguientes recursos:-Salas acondicionadas: mesa y sillas suficientes, pizarra, proyector, y un equipo multimedia con posibilidad de videoconferencia (nosotros usamos equipos iMac con Skype, que permite multi-videoconferencia).-Herramientas software que nos ayuden a planificar, avisar, enviar acta... (nosotros usamos una agenda corporativa en combinación con Gmail y Google Docs).Estos recursos se antojan imprescindibles para que la puesta en marcha del procedimiento pueda llegar a buen puerto.A continuación os expongo el procedimiento:
La primera norma aplicable a las reuniones debe ser la siguiente:¿Existen otras alternativas que ahorren tiempo, esfuerzo y dinero?Si la respuesta es afirmativa ya no tiene sentido convocar la reunión, muchas veces con enviar un email informativo es suficiente.
1- CONVOCATORIA
La convocatoria de una reunión debe realizarse con un mínimo de 48 horas de antelación, indicando los siguientes aspectos:
- Asunto: Reunión + Tema de la reunión + Lugar (puede ser un despacho, una sala de reuniones, el bar de la esquina...)
- Objetivo: Definir claramente cual es la finalidad de la reunión, para que va a servir.
- Coordinador: Quien va a dirigir la reunión, que es la persona que va exponer el tema y los objetivos, controlar participación y tiempos,… intentando en todo momento conseguir el objetivo marcado con la reunión.
- Secretario: Persona que va a tomar acta de la reunión y registrar las acciones a llevar a cabo que surjan de la misma.
- Orden del día: lista de puntos a tratar en la reunión. El primero debe ser siempre la revisión del acta y actividades derivadas de la última reunión, en caso de tratarse de una reunión periódica de un departamento (Ej. Reunión semanal del departamento de Desarrollo)
Si algún punto de la reunión implica la presentación de algún informe por parte de alguno de los participantes, lo ideal es que ese informe se envíe con la mayor antelación posible a todos los asistentes para que durante la reunión nos podamos centrar sólo en las dudas o comentarios y en la toma de decisiones.
2- ACTA
Durante la reunión, el secretario de la reunión debe reflejar:
- Conclusiones o acuerdos respecto a cada punto.
- Acciones a llevar a cabo respecto a cada punto.
- Fecha y hora de la próxima reunión, si se da el caso.
- Método de seguimiento de las conclusiones y acciones (Otra reunión, un informe…)
El secretario debe enviarla por correo a todos los participantes, indicando en el asunto“Acta de reunión de …. + Fecha de la reunión”
3- NORMAS DE CONDUCTA
- Puntualidad absoluta para comenzar y terminar la reunión.
- Evitar interrupciones (Apagar los teléfonos…)
4- RECOMENDACIONES
- Si se puede, convocar las reuniones al comenzar o terminar la tarde, en base a la curva general de productividad a lo largo del día.
- Procurar hacerlas lo más avanzado de la semana que sea posible (jueves o viernes)
- Evitar hacer reuniones de más de una hora.
