En el artículo de hoy queremos introducirte mínimamente en los conceptos básicos de contabilidad.
Esperamos que te sirva de ayuda, tanto si eres del sector y tienes alguna duda que necesitas refrescar, como si eres un programador que necesita realizar alguna aplicación para el departamento financiero de tu empresa o un cliente.
Por ello, primero te vamos a hacer una breve introducción acerca de qué es la contabilidad y qué objetivos tiene, para pasar directamente a los conceptos básicos de la misma.
Hemos intentado hacer esta guía de contabilidad básica para que la entienda a la perfección alguien que no sabe de contabilidad, ¡esperamos haberlo conseguido!
¿Qué es la contabilidad y qué objetivos tiene?
Una definición acertada de contabilidad sería esta:
La contabilidad tiene como objetivo principal registrar todas las operaciones económicas de una empresa u otra entidad, de forma cronológica, no sólo los gastos y los ingresos.
Normalmente se encargan de esto o bien el departamento financiero, o bien el contable de tu empresa, pero todos los puestos de dirección deben tener nociones básicas para comprender la situación contable de la empresa y mejorar la comunicación con este departamento.
La contabilidad no se encarga sólo de registrar transacciones, también debe analizarlas y presentar esos datos a otros, de ahí que sea muy importante que conozcas algo del tema.
Al igual que en marketing o en comercial tenemos un Plan de Marketing o un Plan de Ventas, en contabilidad tenemos lo que se llama un Plan General de Contabilidad, que viene definido por las siglas PGC. Este Plan de Contabilidad General sirve para fijar todos los procedimientos y acciones para registrar la actividad económica de la empresa.
Es ahí donde cerramos el círculo ya que, al igual que es muy importante que el equipo directivo tenga nociones de marketing para poder comprender el Plan de Marketing Anual, también hay que conocer los conceptos básicos de contabilidad si queremos entender el Plan General de Contabilidad.
Con el añadido de que, en este caso, el Plan General de Contabilidad es el que, en un grado o en otro, va a marcar los presupuestos en el resto de áreas, afectando a toda la compañía en gran medida, y precisamente es por esto que debes conocer estos conceptos que te vas a presentar en este artículo, independientemente si te encuentras en el área de operaciones, calidad, marketing o técnica.
¿Qué objetivos tiene la contabilidad?
No te van a sonar a nuevo para nada, pero la mayoría de los expertos coincide en que los objetivos principales de la contabilidad son estos:
- Tener el control de los movimientos financieros.
- Facilitar su consulta de forma rápida y precisa.
- Tener un sistema contable ordenado, quizá sería su principal objetivo.
- Siempre que sea posible, realizar predicciones o estimaciones del ámbito económico.
Como ves, objetivos generales pero realmente importantes, en especial, el último de ellos.
Sí, para poder hacer predicciones o estimaciones del ámbito económico, hay que conocer qué presupuestos tienen el resto de áreas y qué se espera conseguir con ellos.
¿Para qué sirve la contabilidad entonces?
Una de las mayores preocupaciones que tiene la capa directiva de cualquier empresa es saber, en términos generales, cómo va la misma.
Por ello se pregunta varias veces al día en los distintos departamentos de cualquier empresa algo tan sencillo como “¿cómo vamos?”.
Lo malo es que normalmente esto nos sirve para contestar con sensaciones, pero no con datos. Si la parte de contabilidad básica la tenemos bien planteada en la empresa, de un vistazo sabremos si vamos bien, si vamos mal y que expectativas podemos tener en el futuro.
Esto es debido a que, gracias a esta disciplina, sabrás si tu empresa está ganando dinero, lo está perdiendo, las deudas que tiene y cuánto tiene invertido y a qué plazo.
Otra cosa fundamental acerca de la contabilidad de una empresa es que, si esta no está clara y sana, puedes tener problemas de financiación con bancos o sustos con la Hacienda Pública.
Y eso no es algo que nadie quiera.
En definitiva, es algo realmente importante.
Conceptos básicos de contabilidad
Y, por último, aquí te ofrecemos algunos conceptos básicos de contabilidad:
Activo y pasivos de la empresa
Técnicamente hablando los activos son los bienes y derechos de una empresa, mientras los pasivos son las obligaciones y deudas, pero quizá con esta definición te suene un poco raro todo.
Dentro de los activos estarían las inversiones a corto o largo plazo (sí, también las inmobiliarias) o las existencias, es decir, todo lo que produce la empresa.
En los pasivos tendríamos otros conceptos como las deudas o las provisiones.
Normalmente los activos van a la columna de la izquierda y los pasivos a la derecha y, aunque no hay una regla que lo especifique así, en el sector está más que establecido en los libros de contabilidad y cuentas, así que ya sabes que debes leer en la izquierda "lo que nos hace ganar", y en la derecha "lo que nos hace perder" dinero, por decirlo de la forma más simple posible.
Patrimonio neto
Si podemos decir que el activo es lo que tiene la empresa y el pasivo lo que debe, el patrimonio neto sería el resultado de restar el activo menos el pasivo.
Por ello, el patrimonio neto se considera que son los recursos financieros que tiene una empresa en un momento determinado para realizar su labor.
Este es el segundo gran concepto que debes manejar, ya que es el primer indicativo de la famosa pregunta "¿cómo vamos?" que se suele preguntar en toda reunión de dirección.
Plan General de Contabilidad
El Plan General de Contabilidad es un documento para armonizar toda la contabilidad de una empresa, tiene 5 partes:
- Marco Conceptual.
- Normas de Registro y Valoración.
- Cuentas Anuales.
- Cuadro de Cuentas.
- Definiciones y Relaciones Contables.
De estas 5 partes, las tres primeras son obligatorias, mientras que las otras dos son voluntarias.
Balance de situación
También se le conoce como Balance General, y es un informe con el que podemos ver cuál es la situación económica y financiera de una empresa y en un espacio de tiempo concreto.
En él, además de otras cosas, se deben incluir el activo, pasivo e información del patrimonio neto de la empresa en cuestión.
Es decir, es una foto fija de cómo van las cuentas en números grandes en un determinado tiempo, y nos ayudará a tomar decisiones a futuro, o a intentar explicar qué ocurrió en un proceso que nos hizo ganar o perder dinero.
Cuentas Contables
Existen cuatro Cuentas Contables que te queremos enseñar:
- Cuentas de activo: Se centran en mostrar los activos que tiene una empresa, es decir: “lo que tiene”.
- Cuentas de pasivo: Justo al contrario, muestran las deudas y obligaciones que contrajo la empresa, es decir, “lo que debe”.
- Cuentas de neto patrimonial: Serían las cuentas resultantes de restar el pasivo al activo, para mostrar los recursos financieros que tiene la empresa.
- Cuentas de gestión: Son los gastos e ingresos del ejercicio.
Deber y Haber de una cuenta
Todas las cuentas que te encuentres en contabilidad tienen dos columnas o zonas diferenciadas, unas para el deber y otra para el haber.
Es decir, para lo que se debe y para lo que se tiene.
Saldo de una cuenta
El saldo de una cuenta es la resta de, a su vez, las sumas del haber y del deber.
Esto no te sonará a nuevo, ya que es algo que llevas haciendo toda la vida en tus cuentas del banco.
Qué es un cargo y un abono
Técnicamente hablando, cargar en una cuenta significa que vamos a registrar una operación en la zona del “debe”, mientras que abonar es cargarla en la zona del haber.
Es decir, los abonos incrementan el patrimonio neto, mientras que los cargos lo disminuyen.
Nada nuevo tampoco, ¿verdad?
Principio de partida doble
Es un principio de contabilidad que habla de equilibrar el balance para poder comprobar que el registro contable se hizo correctamente.
Si te fijas, cada vez que hay una operación contable afecta, como mínimo, a dos cuentas.
Este principio de partida doble nos dice que la suma de importes en el debe ha de ser igual a los del haber.
Esto parece algo bastante directo, pero es una forma de comprobación de que las cuentas están bien hechas muy interesante.
Inversión y gasto
Hablando en términos financieros, la diferencias más palpable entre una inversión y un gasto es que, mientras que con un gasto simplemente vamos a tener un cargo en nuestra cuenta y, con ello, disminuir el patrimonio neto, la inversión la hacemos con la previsión de tener una rentabilidad en un futuro, ya sea a corto o a largo plazo.
Por eso está la eterna pelea si el presupuesto de marketing es una inversión o un gasto, por ponerte un ejemplo (ah, por cierto, es una inversión).
Registro de operaciones
En cualquier empresa se deben registrar todas y cada una de las operaciones contables para tenerlas siempre disponibles, de hecho, hay dos libros para ello, el Libro Diario y el Libro Mayor.
Siempre se desglosan las cuentas en 2 zonas o columnas distintas, el deber y el haber, como has leído varias veces en este mismo artículo.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Para este balance se “pinta” el deber y el haber de todas las cuentas y su saldo.
Se puede hacer de forma trimestral o mensual, dependiendo de la cantidad de movimientos y lo grande que sea la empresa.
Ciclo contable
El ciclo contable son todas y cada una de las operaciones durante un ejercicio económico.
Normalmente este ciclo económico suele ser de un año natural, aunque la cosa puede cambiar, por ejemplo, hay empresas que prefieren hacerlo de septiembre a agosto, haciéndolo coincidir con las "temporadas", quedando el periodo de vacaciones (julio y agosto) así al final del ejercicio, en lugar de en medio.
En cada ciclo contable suele haber una cuenta de pérdidas y ganancias, que sería el resultado del ejercicio contable.
Como ves, son conceptos que, leídos de primeras vez por alguien que no sepa acerca de contabilidad, pueden hacerte un lío importante pero, una vez los definimos, la cosa se clarifica bastante.
Hasta aquí este artículo sobre contabilidad básica, esperamos haber resuelto tus dudas y te sirva para comprender mejor al Departamento Financiero de tu empresa, algo mucho más importante de lo que crees.
