Estarás de acuerdo conmigo si te digo que el concepto de BPM a veces lo tenemos bastante olvidado y, en ocasiones, ni sabemos muy bien lo que es, aunque realmente sea muy importante dentro de una empresa.
Por ello, hoy te queremos dar las herramientas para que puedas profundizar en la materia y, para ello, hemos preparado este artículo en el que te vamos a contar:
- Qué es el BPM y, lo más importante, que no es.
- Qué ventajas tiene.
- Como implementarlo.
- Algunos ejemplos de BPM en la empresa.
- Y, además, vamos a introducir dos conceptos como son el BPMS y el BPMN.
Dicho esto, empezamos.
¿Qué es el BPM?
BPM es el acrónimo de Business Process Management, es decir, Gestor de Procesos de Negocio o Sistema de Gestión de Procesos.
Como puedes ver, un nombre muy genérico que, si bien deja vislumbrar a qué nos referimos, tampoco nos da muchas pistas específicas, ¿verdad?
Esto es debido a que el BPM es una metodología de trabajo, no tanto una solución única a un problema único.
De lo que se encarga el BPM es de todo lo referido a los procesos productivos de la empresa, desde su gestión hasta el modelado o la monitorización, haciendo que esos procesos sean más eficientes.
El punto fundamental del BPM es ver el proceso productivo, por así decirlo, desde arriba, desde el inicio hasta el final e intentar optimizarlo, en lugar de fijarnos en cada uno de los departamentos o acciones por separado.
Gracias a esto, eliminamos fricciones y hacemos que las transiciones entre loas acciones o los equipos sean más fluidas.
¿De dónde surge la metodología BPM?
Parece que siempre vamos hacia las mismas raíces porque, al igual que cuando te hablamos sobre el lean manufacturing, la metodología BPM también surge en Toyota en los años 80.
Y sí, luego también se popularizó al estar muy en consonancia con normas de calidad internacionales que fueron apareciendo en los años anteriores y posteriores al cambio de siglo.
Procesos y Workflows en el centro del sistema
Hay dos conceptos clave para entender bien qué es la metodología BPM: Los procesos y el workflow o flujo de trabajo.
- Entendido dentro de una empresa, un proceso es un conjunto de acciones que están en varios pasos para llegar a un resultado final. En este proceso pueden estar presentes máquinas y personas (de hecho, es lo más normal).
- El Workflow o flujo de trabajo a veces se puede confundir, ya que sería la secuencia de acciones para llegar a un resultado.
El truco es pensar que, en un proceso de inicio a fin, puede haber varios flujos de trabajo, a veces coincidiendo en parte del proceso.
Si tienes este concepto claro, tienes mucho ganado en la metodología BPM.
Herramientas BPM, mucho más de lo que imaginas
Como te decíamos, el BPM es una metodología, no una herramienta o un producto, pero se apoya en en ellas para ser más eficiente.
Por ello, las herramientas BPM son aplicaciones de gestión que hacen cosas para automatizar operaciones, y son de la más diversa índole, desde un ERP hasta un CRM específico para un proceso.
Aquí el punto es que este software tiene que cumplir su objetivo de automatización y, por ello, a veces nos apoyaremos en soluciones muy generales pero, en otros casos, necesitaremos otras súper específicas.
El truco aquí es ver exactamente qué necesitas para mejorar los procesos y el workflow, y hacerte con esa herramienta que te ayude en la tarea.
Las principales ventajas de la metodología BPM
Siempre que vamos a introducir un sistema de gestión dentro de una empresa debemos responder a la misma pregunta: ¿por qué lo hacemos?
Para ello, aquí te queremos dar las siete ventajas principales:
Aumento de la productividad y eficiencia de la compañía
Empezamos por el final, pero sí, la metodología BPM lo que te va a dar, si la aplicas correctamente, es un incremento de la productividad y eficiencia que, en algunos casos, puede llegar hasta el 50% de incremento.
Y creo que eso es ya algo como para pensárselo.
Sí, vas a necesitar esfuerzo por tu parte, pero es mucha la ganancia de productividad que puedes tener.
Gestión eficiente de flujos de trabajo
En toda empresa se pierde tiempo y dinero en los flujos de trabajo, y es lo normal.
Cuando juntas a varias máquinas y personas realizando procesos para una cadena, lo normal es que, de primeras, cada eslabón tienda a hacer lo que es más cómodo, rápido o sencillo para ellos, pero sin fijarse en cuál será el siguiente paso o cómo afectará al total.
Con la metodología BPM, esto cambia, gestionando estos workflows de forma mucho más eficiente, y es precisamente en ese traspaso del trabajo de una máquina u operario al siguiente, donde vamos a notar un mayor cambio.
Tendrás una documentación transparente end-to-end
Hay un concepto que en todas las empresas gusta mucho que es el end-to-end, es decir, tenerlo todo controlado desde el inicio hasta el final, algo que es tremendamente complicado.
Gracias a la metodología BPM vas a poder tener una documentación totalmente transparente en todos los puntos del proceso, para que tengas la información siempre disponible y puedas tomar decisiones de negocio basado en ello.
Tu empresa estará orientada a procesos, y eso está bien
Parece que no, pero si tu empresa está orientada a hacer todos los procesos internos más eficientes y rápidos, esto va a repercutir en que todas las áreas se van a beneficiar, desde la atención al cliente hasta la propia fabricación.
Y esto es justo lo que buscas, así como lo que busca esta metodología.
Reduces la burocracia, y lo que ello implica
Al tener toda la información de forma transparente de inicio a fin y, además, intentar automatizar los procesos tanto como puedas, lo que va a dar como resultado es que vas a reducir la burocracia, ya que gran parte de ella no la vas a necesitar realizar.
Esto es un puntazo siempre, pero más, si tienes una empresa grande, donde estas labores te suelen costar mucho tiempo y, por lo tanto, dinero.
De hecho, se estima que hay puestos que gastan el 50% de su tiempo en burocracia, y muchas veces son puestos de responsabilidad. Todo ahorro de tiempo en esta vía para pasarlo a tareas que aporten más valor, siempre es bienvenido.
Automatización y optimización de procesos
Justo en el núcleo del concepto BPM está la optimización y automatización de procesos, y eso es justamente lo que se encarga de realizar esta metodología.
Así que, si la implementas bien, estarás ganando tanto en automatización como en optimización, justo lo que quieren todas las empresas.
Tomarás decisiones basadas en datos
Por último, otra de las importantes de verdad.
Si tienes todos los datos del proceso de forma transparente, vas a poder tomar decisiones en base a esos datos, para así mejorar el tiempo de todos los procesos y microprocesos de la compañía y con ello, va a poder mejorar tanto como quieras.
Por supuesto, el camino va a ser largo, ya que los procesos y workflows tienen muchas acciones individuales, pero el camino hacia la rentabilidad podemos decir que lo tienes asegurado.
¿Y qué no es el BPM?
Tan importante como saber qué es el BPM es conocer qué no es, aquí te resumimos los puntos más importantes.
Siempre debes tener en mente que el BPM es una metodología, por lo tanto:
BPM no es un producto final que nadie pueda venderte. De hecho, una de las partes clave de esto es que puedes construir aplicaciones flexibles que te den exactamente lo que necesitas, y tus necesidades van a ser muy distintas a las de otras empresas.
Estas aplicaciones de gestión van a ser una consecuencia de implementar BPM para conseguir el fin que te propusiste: Mejorar tus procesos, y no al revés.
BPM tampoco es algo que mejore tu negocio por sí mismo y, lo más importante, no puedes cargarle con esa responsabilidad. Por supuesto, al mejorar tus procesos y ser más eficientes lo normal es que tu negocio mejore, pero su función principal no es mejorar tu negocio, es mejorar tus procesos.
¿Cómo implemento BPM en mi empresa?
Ya sabes lo que es la metodología BPM y qué beneficios tiene. Ahora, toca responder a la siguiente pregunta, ¿cómo la implemento en mi empresa?
Normalmente necesitamos una estrategia con 5 puntos:
Paso 1: Diseño
El primer paso cuando enfocamos la metodología BPM es analizar los procesos que ya existen.
Y ojo, no es fácil para nada. En cualquier empresa hay una cantidad de procesos ingente, y es algo que te vas a dar cuenta una vez hagas este ejercicio.
Otra parte muy importante es que, en esta fase, debemos fijar los objetivos que queremos conseguir con esta implementación de la metodología BPM.
Como ves, esta fase es fundamental si quieres llegar a buen puerto.
Paso 2: Modelado
Una vez diseñamos, pasamos a la fase de modelado.
En este paso lo que vamos a hacer es describir uno a uno lo que serían los procesos ideales para la empresa según lo que queremos conseguir.
Si te fijas, lo que hacemos es ver cómo lo estamos haciendo en el paso 1, para pensar (o soñar, a veces) como querríamos hacerlo.
Aquí debes darle una buena pensada a todos los procesos, por lo que va a ser una fase muy reflexiva y más larga de lo que crees.
Paso 3: Ejecución
Una vez ya lo tenemos modelado, hay que documentarlo y registrarlo en nuestro sistema, para que todas las partes puedan ver hasta donde queremos llegar.
Lo más complicado es llevarlo a la práctica, y es aquí donde lo haremos, implementando el nuevo proceso y viendo qué ocurre.
Es importante ir implementando los cambios en los procesos existentes y los procesos nuevos poco a poco, midiendo qué consecuencias tienen en el global.
Paso 4: Control
Una vez lanzado el nuevo proceso, toca supervisar y analizar qué está ocurriendo.
Aquí lo importante es la extracción de datos para su análisis, para así poder identificar los cuellos de botella y los pasos críticos y, con ello, podemos mejorar una y otra vez, que es lo que sería el último paso y fundamental si queremos optimizar nuestros workflows y procesos al máximo.
Paso 5: Optimización
Por último, ahora que ya tenemos datos con los que trabajar (ojo, deben ser estadísticamente significativos), nos toca ver cada paso del proceso para mejorarlo de cara a llegar al objetivo que nos marcamos, o incluso superarlo.
Una vez lo tengamos, como habrás adivinado, vamos a rediseñar el proceso y todo vuelve a empezar, convirtiendo este proceso en un ciclo.
Diferencias entre el BPM, el BPMN y el BPMS
Ahora queremos hablarte muy brevemente de otros dos conceptos con los que te vas cruzar antes o después si te interesas por este tema, como son el BPMN y el BPMS.
Como ves, es BPM con una letra más y, por supuesto, con otras implicaciones.
¿Qué es BPMN?
BPMN es el mismo acrónimo de antes (Business Process Management) al que le añadimos la N de Notation.
Esto lo que nos da es pintar de forma gráfica, y de un modo universal (no deja de ser una forma de comunicar) cómo quedaría el proceso final para que todas las personas indicadas entiendan bien qué deben hacer y cuándo.
¿Y qué es BPMS?
En el caso de la S final, nos solemos referir a Suite.
Hablando de la forma más sencilla, serían las aplicaciones que se crean para dar servicio a la metodología BPM.
Ni más, ni menos.
Estas aplicaciones pueden ser tremendamente complejas como un ERP, que controla prácticamente todo lo que ocurre en la empresa a nivel procesos, hasta un pequeño software para control de maquinaria.
Todo depende de qué haga y cómo lo haga, pero siempre atiende a tu necesidad.
Algunos ejemplos de aplicaciones BPM en empresa
A continuación, queremos darte algún ejemplo de lo que serían distintas aplicaciones para implementar la metodología BPM en la empresa.
Todo lo que integre Bases de Datos
Es el caso más común y, cuando pensamos en aplicaciones de BPM, el 80% suelen caer en esta clasificación.
Cuando tienes una aplicación de gestión o empresarial que se conecta a una base de datos, o que la integra, para permitirte hacer algo, normalmente estamos hablando de una aplicación potencialmente de BPM, ya que nos va a permitir automatizar un proceso y mejorarlo.
Entre ellas, la más común es el sistema de ERP de tu empresa, los distintos CRM que tengas, aplicaciones de gestión de personal, ventas o incluso marketing.
Este grueso de aplicaciones va a ser muy importante porque va a guardar esos datos para que te permitirán tomar decisiones de negocio con todas las garantías.
Notificaciones integradas con procesos
Otra que es muy utilizada y súper importante integra notificaciones, ya sea por email, WhatsApp o cualquier vía de mensajería con un proceso.
Lo más normal es que ocurra algo, ya sea en una máquina que envía datos hasta un formulario de contacto que nos deja un nuevo cliente potencial en una web.
Esto lo procesamos de forma automática y nos llega una notificación, ya sea al email, a nuestro CRM o incluso a un WhatsApp y, con ello, nos ponemos a funcionar.
¿Cómo te podemos ayudar en Velneo?
En Velneo somos especialistas en la creación de aplicaciones de gestión gracias a nuestra plataforma low-code y, además, contamos con una serie de partners que utilizan nuestra tecnología para hacer aplicaciones finales increíbles.
Por ello, podemos asegurar que podemos ayudarte en este proceso, tan sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros, y estaremos encantados de ayudarte.
